Lavorare con le date

Abbastanza trascurate, di norma. Eppure assai utili ed efficaci.
Si tratta di una categoria particolare di funzioni ovvero quelle di data ed ora, che rappresentano un grande aiuto nelle tabelle in cui si lavora con le date, ad esempio scadenzari o cose del genere.
Quando si lavora con le date in Excel, bisogna sempre considerare che la data è solo una modalità di visualizzazione, mentre in realtà la cella contiene un numero.
Questo si spiega con il fatto che il sistema di Excel parte dal numero 1 che corrisponde al 01/01/1900.
In altre parole, se in una cella scrive la data del 01/01/1900 ed in un’altra cella si scrive il numero 2 e si somma la data con tale numero, nella cella della formula il risultato sarà 03/03/1900.
In effetti nella cella appare il numero 3, perché Excel sta sommando il numero 1 (che viene visualizzato come 01/01/1900) al numero 2 ed il risultato è 3 che, formattato come data dà come risultato 3/01/1900 ovvero due giorni a partire dal 01/01/1900.



L’esempio sopra mostra non una funzione di data ed ora ma le normali formule di addizione (o magari sottrazione) applicate alle date.
La stessa cosa accade se in due celle si hanno due date e si vuole sapere quanti giorni intercorrono tra due date.
Nell’esempio, un progetto scade in data 12/11/2017 e la sua data di inizio è il 13/09/2017.
Bisogna calcolare i giorni che passano tra le due date, includendo in questo caso semplice anche i sabati, le domeniche ed eventuali festività comandate che non cadano né di sabato né di domenica.
L’operazione da fare è semplice: sottrarre alla data futuroa ovvero quella di consegna (nell’esempio nella cella B1) la data più antica ovvero quella di inizio del progetto (nell’esempio A1).
Alla cella risultato va applicato il formato Generale.



Già questi esempi sono interessanti e le scadenza possono essere gestite in modo comodo, soprattutto se si applicano le modalità di filtro e/o di formattazione delle date cui si è accennato in una newsletter precedente.
Il ventaglio delle possibilità si allarga se si cominciano ad usare le funzioni di data ed ora, che sono raggruppate in un’apposita categoria nella libreria delle funzioni.
Le funzioni sono 24 (parliamo della versione Excel 2013), alcune delle quali per le ore (argomento su cui varrà la pena di tornare prossimamente) ed altre per le date.
In questa panoramica iniziale, si prendono l’esame solo 5 funzioni assai semplici, per approfondire successivamente alcune funzioni più complesse e di grande rilievo.
Due di queste funzioni vengono definite “volatili” e non richiedono nessun argomento tra la parentesi tonde, che vanno comunque aperte e chiuse dopo il nome della funzione.
Le due funzioni sono le seguenti:

• =OGGI(). Restituisce la data del giorno in modo dinamico basandosi sull’orologio del proprio sistema operativo. Il suo carattere dinamico (oggi giorno viene mostrata nella cella la data di quel giorno) la rende utilissima nel calcolare scadenze mobili, come verrà illustrato più sotto in un esempio.

• =ADESSO(). Restituisce, oltre alla data del giorno che si modifica di giorno in giorno anche l’ora precisa del momento di immissione della funzione. Tale ora viene ricalcolata ogni volta che si dovesse in qualche modo rientrare nella cella (attenzione, non ogni volta che si seleziona la cella) ma anche ogni volta che si entra in una qualsiasi cella per digitare un valore un testo o una formula e si esce da quella cella in qualsiasi modo (frecce della tastiera, tasto Tab, tasto Invio ecc.). Ovviamente, si aggiorna anche quando si riapre il file dopo averlo chiuso.

Nell’esempio, in una cella c’è una scadenza (supponiamo la revisione di un automobile) mentre in una cella a fianco è stata inserita la data odierna con la funzione OGGI.
La differenza tra la data di scadenza meno la data di oggi restituisce i giorni che mancano alla scadenza dalla data odierna.
Il giorno successivo, alla riapertura del file, la funzione OGGI si aggiorna ed il calcolo si modifica e mancherà un giorno di meno alla scadenza.
Nell’esempio, oggi i giorni sono 55, domani saranno 54 e via dicendo.



Infine, un breve cenno a tre funzioni semplicissime che si possono definire di estrazione.
Se in una cella si digita una data, questa contiene il giorno, il mese e l’anno ma le informazioni sono tutte aggregate.
Per le funzionalità di Excel ciò non rappresenta un problema enorme e l’utente scaltro sa ovviare a questa situazione, ma in alcuni casi potrebbe, comunque, essere più agevole avere anno, mese e giorno separati in 3 colonne diverse.
I nomi delle funzioni (ANNO, MESE e GIORNO) sono già chiarissimi e la loro applicazione facilissima: occorre solo indicare il riferimento della cella che contiene la data da cui estrapolare l’anno, il mese ed il giorno che, nell’esempio della figura sotto, è la cella A2.